Zeiterfassung leicht gemacht

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung bezeichnet alle Methoden, um die täglichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Dieser Zeitraum entspricht dem, in dem sie ihre vertraglich festgelegten Arbeitspflichten erfüllen müssen. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen fallen nicht unter die erfasste Arbeitszeit. Die Verantwortung für die Arbeitszeiterfassung liegt aus betriebswirtschaftlicher Perspektive im Zuständigkeitsbereich des Human Resources (HR).

Warum ist die Zeiterfassung wichtig?

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Die aktuelle Gesetzeslage

Bis Mai 2019 waren deutsche Unternehmen lediglich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu dokumentieren, die über acht Stunden pro Tag hinausging (also Überstunden) sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen, gemäß den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Es war jedoch praktisch schwer umsetzbar, dies zu tun, ohne auch den Anfang und das Ende der regulären Arbeitszeit zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetz forderte zwar eine korrekte Arbeitszeiterfassung, aber ohne detaillierte Erfassung als Ziel.

Trotzdem diente das Gesetz als wichtiger Leitfaden, da es zentrale Punkte wie maximale Arbeitszeiten pro Tag, die Mindestdauer der täglichen Ruhezeiten, die Regelungen für Arbeit an Sonn- und Feiertagen und allgemeine Arbeitszeitnormen festlegte.

Erst im Mai 2019 wurde durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) erstmals das Thema Arbeitszeiterfassung und der Schutz der Arbeitnehmer ins Rampenlicht gerückt.
Dieser Satz verdeutlicht die Tragweite für Unternehmen in Deutschland, denn eine umfassende Arbeitszeiterfassung ermöglicht es den Beschäftigten klar nachzuvollziehen und zu belegen, wenn sie mehr Arbeitszeit geleistet haben als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt wurde.

Darüber hinaus werden Unternehmen dazu verpflichtet, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen. Ohne eine solche Zeiterfassung besteht die Gefahr, dass festgelegte Arbeitszeiten nicht ordnungsgemäß eingehalten werden. Das EuGH-Urteil zielt darauf ab, die Arbeitnehmer zu schützen, insbesondere in Bezug auf ihre physische und psychische Gesundheit. Mithilfe der erfassten Daten können Arbeitnehmer potenzielle Verstöße des Arbeitgebers gegen Arbeitszeitregelungen den Behörden melden. Gleichzeitig kann ein Arbeitgeber auch mögliche „schwarze Schafe“ unter den Mitarbeitern identifizieren.

Müssen Arbeitszeiten nach deutschem Recht erfasst werden?

Nach dem EuGH-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 bestätigt, dass alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeiten zu erfassen. Im Dezember 2022 wurden zusätzliche Eckpunkte zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung durch das BAG-Urteil konkretisiert:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten, die Pausenzeiten und die Überstunden aufzuzeichnen.
Es besteht die Möglichkeit, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Arbeitnehmer zu übertragen, jedoch ist sicherzustellen, dass die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet wird.

Die Aufzeichnungsmöglichkeiten können digital oder analog sein, jedoch müssen die verwendeten Systeme bestimmten Kriterien entsprechen. Es ist wichtig, dass Unternehmen in Deutschland die neuen Vorgaben des BAG beachten, um den gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung gerecht zu werden.